عرض للمراجع والنصوص القانونية الخاصة بتنظيم وتسيير المحفوظات أو الأرشيف.

أود أن أضع بين يدي حضراتكم بصفة تخصصية المراجع القانونية والنصوص التشريعية بمصادرها العلمية التي تخص تسيير الوثائق الإدارية بتجمعها الوثائقي أو إنفراد موضوعها الإداري والتي دائما تتسم بطابعها التقليدي دون الإرتقاء إلى صورتها الموازية الحديثة سواءا عن طريق تجمع المعلومات وتبادلها في الأقسام الإدارية أو إنتاجها بحواملها الرقمية حتى تكون محفوظات رقمية موازية للمحفوظات التقليدية المطبوعة.
وأريد أن أنوه أن لدي تحفظ على مصطلح الأرشيف وكأننا نستورد المصطلحات العلمية الأجنبية ونسقطها على توثيقنا وأبحاثنا، وأرغب كثيرا في توطين المصطلح العربي المميز للأبحاث في مجال نظم ومصادر المعلومات وهذا يكون بالبحث العلمي والإتفاق بين الباحثين في المجال طبعا، والحال بالنسبة لتخصص تنظيم وتسيير المحفوظات، حيث أننا نستعمل مصطلح الوثائق والملفات بالنسبة للتراكم الوثائقي للمعلومة في العمر الإداري الجاري، ومصطلح المحفوظات الوسيطة بالنسبة للتراكم الوثائقي للمعلومة في العمر الوسيط، والمحفوظات والسجلات النهائية أو التاريخية عندما يكتسب التراكم الوثائقي للمعلومات بعد عملية التقييم القيمة البحثية العلمية التاريخية.

رغم عدم رغبتي في استعمال مصطلح الأرشيف في التنصيص العلمي إلاَّ أنني لا أريد التصرف في النص القانوني التالي:

المنشور رقم 95-08 المؤرخ في 24 يناير 1995 والخاص بتسيير الأرشيف الإداري.
الموضوع : تسيير الأرشيف الإداري على مستوى كل المؤسسات.
المرجع : القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 يناير 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني.

لي الشرف أن أذكِّركم بجملة من القواعد العامة الواجب مراعاتها في تسيير الأرشيف الإداري على مستوى كل المؤسسات، طبقا للأحكام المنصوص عليها في القانون 88-09 المؤرخ في 26 يناير 1988 الخاص يالأرشيف الوطني.

1. مختلف أصناف الأرشيف : ينقسم الأرشيف إلى ثلاثة أصناف متميزة حسب جيله أي مدَّة وجوده.

أ._ الأرشيف الحي أي أرشيف العمر الأول :
يتكون هذا الأرشيف من وثائق السنة الجارية أو بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية والتي تحتاجها مصالحها في إطار نشاطها اليومي. يجب أن تحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها.

ب._ الأرشيف الوسيط أي أرشيف العمر الثاني :
يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات والتي يجرى الإطلاع عليها من حين لآخر ويمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعه إلى مصلحة الأرشيف للمؤسسة.

ج._ الأرشيف التاريخي أي أرشيف العمر الثالث :
يتكون من الوثائق التي تفوق مدة وجودها الخمس عشر سنة والتي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح. ويتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الولائي أو الأكرشيف الوطني ولا يحق حذف الوثائق المفتقرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني.

2. حفظ الأرشيف : لما كان أرشيف العمر الأول أو العمر الثاني إذا ما وجد يحفظ في محلات المصالح المختلفة والكائنة في مقر المصالح، ينبغي إتخاذ عدد من الإجراءات التالية :

أ._ توفير محلات ملائمة متوسطة الرطوبة والجفاف وتزويدها بالرفوف الحديدية والتي تتوفر بها شروط أمنية لوقاية الوثائق من الأخطار كالحرائق والفيظانات والقواضم والحشرات وغيرها.

ب._ تعيين مسؤول يكلف دائما أو مؤقتا حسب أهمية الأرشيف بالإجراءات التالية :
_____> استلام وتصنيف الوثائق.
_____> لف الوثائق في رزم.
_____> ترقيم الرزم.
_____> تحضير حافظة الدفع أو جدول الدفع.

3. دفع الأرشيف : يتم دفع أرشيف العمر الثالث وبعض أرشيف العمر الثاني إلى مصلحة الأرشيف حسب الكيفيات التالية :

1.= وضع الوثائق في علب أو في رزم:

أ._ بعد حذف الإستمارات الشاغرة والنسخ تصنف الوثائق حسب الملفات المتعلقة بنفس الموضوع. وتجمع الوثائق حسب المكاتب أو المصالح مع مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التالية وهي الطريقة الأبجدية أو الزمنية أو العددية أو الألفا عددية أو الجغرافية أو المنهجية.

ب._ وضع الوثائق في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفات بورق الصر ثم تحزم كل رزمة على حدا حزما جيدا.

ج._ يبلغ متوسط سعة الرزمة من 10 إلى 15 سم، وتعطى هذه المقادير كمعلومة إضافية إذ يستحسن استعمال العلب ذات عرض 10 سم.

د._ ترقيم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من 1 إلى س والإعتناء بإظهار الرقم بوضوح في أعلى حافة العلبة.

ه._ يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س، وحتى يتسنى التمييز بين مختلف الدفعات، سوف توافي مصلحة الأرشيف الهيئات الدافعة بالرقم الخاص بكل دفعة.

2._ جدول دفع الأرشيف :

أ.> ينسخ جدول الدفع في ثلاثة نسخ، في استمارات خاصة توفرها مصلحة الأرشيف وترجع أحد النسخ بعد مراجعتها والتوقيع عليها إلى المصلحة الدافعة لاحقا.
ب.> ينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة الأرشيف قبل قبل اجراء عملية الدفع، ويحدد المسؤول عن الأرشيف بعد اتخاذ تدابيره، تاريخ الدفع والكيفيات التطبيقية المرتبطة بذلك.
ج.> يحرر الجدول تحريرا جيدا ويذكر في الصفحة الأولى اسم الوزارة الوصية والمديرية والمصلحة أو الهيئة الدافعة مع الإشارة لعدد العلب أو الرزم، أما الصفحة الثانية فتحتوي على المعلومات الدقيقة التالية :

1._ الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للدفوع التي يتعدى عددها 25 وحدة.
2._ إختصار محتوى وطبيعة كل رزمة في جملة أو جملتين.
3._ ذكر تاريخ الوثائق الموجودة في الرزم، مثلا 1964-1966 وتشير سنة 1964 إلى تاريخ أول وثيقة أما سنة 1966 فهي تاريخ آخر وثيقة.

4._ الإشارة إلى أجل حفظ الأرشيف، أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة لا تكتسي أية أهمية بالنسبة للمصلحة الدافعة ويمكن بذلك أن يُحتمل حذفها بما أنها عديمة القيمة التاريخية. مثلا إذا كانت الوثيقة مؤرخة في 1975 وتستلزم حفظا مدته 20 سنة فيصبح آخر أجل لحفظها سنة 1995.

د.> هناك إجراءات استثنائية خصصت لبعض أصناف الأرشيف مثل السجلات والبطاقات والمخططات والأشرطة المغناطيسية والأسطوانات ... وعلى مصلحة الأرشيف النظر في كل حالة تعرض عليها وتبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح والمساعدة لاسيما خلال الدغوع الأولى.

4. فتح الأرشيف للإطلاع :
يحق للهيئة الدافعة أن تقدم طلبا كلما اقتضت مصلحة عملها ذلك، للإطلاع على أرشيفها ولذلك عليها أن توفر المراجع المشار لها في جدول الدفع الذي يبقى في حوزتها، وعليه ينبغي عل المصلحة الإحتفاظ وحسب الترتيب الزمني بنسخة من الجدول الذي عاد إليها بعد إتمام إجراءات الدفع.

الخــــــــــاتمــة :
ونرجو من السادة المسؤولين في مختلف المؤسسات الإشراف شخصيا على احترام القواعد المنصوص عليها أعلاه من أجل صيانة تراثنا الإداري والتاريخي والثقافي التي لا تخفى أهميته وغنى ثروته على أحد. إننا اليوم أمام كتابة تاريخنا الذي يبقى شغلنا الشاغل، والتسيير الجيد للأرشيف سيضمن لا محاله حسن سير المؤسسات.

حرر في الجزائر في 24 جانفي 1995.
المدير العام للأرشيف الوطني
عبد الكريم بجاجة